Miasto chce utworzyć „Toruńskie Centrum Usług Wspólnych”, które zajmie się kompleksową obsługą finansową placówek edukacyjnych.

- Centrum Usług Wspólnych dla placówek edukacyjnych będzie zajmowało się wspólną obsługą księgową i płacową – powiedział zastępca prezydenta Torunia Andrzej Rakowicz. - Chcielibyśmy w ten sposób ujednolicić system rozliczeń jaki obowiązuje w naszych placówkach. W przyszłości chcielibyśmy, aby to Centrum Usług Wspólnych stało się również taką grupą zakupową dla naszych szkół. Liczymy, że w związku z tym uzyskamy oszczędności związane z jednolitą gospodarką we wszystkich szkołach.

Na najbliższej sesji Rady Miasta Torunia, 24 listopada 2016 r. radni rozpatrzą projekt utworzenia samorządowej jednostki organizacyjnej „Toruńskie Centrum Usług Wspólnych”, nadania jej statutu oraz wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Toruń. Miasto chce powołać centrum 1 grudnia 2016 r.

Podstawowe przesłanki związane z przedstawieniem propozycji powstania Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych (TCUW) wynikają ze zmiany obowiązujących przepisach prawa. Toruńskie Centrum Usług Wspólnych ma objąć wszystkie jednostki organizacyjne gminy w zakresie sporządzania scentralizowanej deklaracji VAT.  Zadania w tym zakresie będą polegały na gromadzeniu cząstkowych zestawień dotyczących rozliczeń podatku VAT z poszczególnych jednostek organizacyjnych gminy i konsolidowaniu ich do wspólnej deklaracji VAT  gminy za dany miesiąc oraz sporządzanie ewentualnych korekt deklaracji.

Ponadto TCUW ma objąć wszystkie 70 jednostek oświatowych podległych Gminie Miasta Toruń w spójnym zakresie pozwalającym kompleksowo objąć ich gospodarkę finansową, tj.:

• przygotowanie materiałów do opracowania przygotowania planu finansowego i jego zmian,
• obsługę finansową (dysponowanie środkami pieniężnymi na rachunkach bankowych i w kasach jednostek na podstawie zatwierdzonych przez kierowników jednostek obsługiwanych dyspozycji),
• obsługa księgową wraz ze sprawozdawczością finansową i budżetową,
• obsługę płac szczegółowy zakres obsługi wspólnej reguluje statut TCUW

Powodem propozycji powołania TCUW, w tym zakresie są kwestie związane z potrzebą rozwijania e-usług w administracji. Wdrożenie koncepcji centrum usług wspólnych da podstawy do rozwoju usług administracja dla administracji, spowoduje ujednolicenie obowiązujących procedur w zakresie planowania, rachunkowości i obsługi płac. Pozwoli to także wdrożyć szereg usprawnień pozwalających poprawić efektywność w obszarze zarządzania budżetem poprzez przyspieszenie obiegu informacji oraz umożliwienia prowadzenia wielowymiarowych analiz. Nie bez znaczenia jest także podniesienie efektywności działania jednostek objętych obsługą wspólną, co zostanie zrealizowane poprzez lepsze wykorzystanie zasobów kadrowych (zapewnienie ciągłości pracy w okresach absencji, terminowość realizacji zadań,  a tym samym obniżenie ryzyka działania jednostek).

W kolejnych etapach rozwoju TCUW planowane są działania związane z poszerzeniem zakresu obsługi wspólnej, poprzez włączenie do niego obsługi procesu kadrowego oraz zamówień publicznych.

Pracownicy jednostek oświatowych objętych obsługą wspólną, wykonujący dotychczas zadania w zakresie przejmowanym przez TCUW, otrzymają propozycję pracy w TCUW. Zachowane zostaną ich dotychczasowe warunki płacowe uwzględniające łączną wysokość wynagrodzenia przy czym składniki nie występujące ze względu na zmianę stanowiska głównego księgowego zostaną zagwarantowane w innym składniku wynagrodzenia albo zostaną wliczone do wynagrodzenia zasadniczego.

Przygotowanie powołania centrum usług wspólnych poprzedzono opracowaniem koncepcji TCUW, w ramach której przygotowano, m.in: diagnozę posiadanych zasobów oraz dotychczasowy sposobów realizacji działań przewidywanych do objęcia obsługą wspólną.

Na podstawie diagnozy opracowano wariantową koncepcję realizacji obsługi wspólnej jednostek oświatowych, z punktu widzenia lokalizacji TCUW w formie rozproszonej oraz względnie scentralizowanej. Ponadto w ramach koncepcji opracowany zostanie schemat przejścia od rozwiązania tradycyjnego do obsługi wspólnej obejmujący niezbędne do wykonania działania oraz harmonogram ich realizacji.

Do realizacji przeznaczono wariant rozproszony TCUW z rozłożoną w czasie centralizacją lokalizacji TCUW. Przyjęcie takiego rozwiązania ma dwa cele główne.:

• racjonalne zużycie eksploatowanych w jednostkach obsługiwanych zasobów materialnych, które mają służyć obsłudze wspólnej. Konieczna w perspektywie standaryzacja wyposażenia na wstępnym etapie funkcjonowania TCUW mogłaby powodować ponoszenie dodatkowych kosztów,
• płynne i niezakłócone zorganizowanie obsługi wspólnej w wybranych docelowych lokalizacjach, w pierwszej kolejności standaryzacji ulegnie system informatyczny służący do realizacji obsługi wspólnej oraz procedury obiegu dokumentów pomiędzy jednostkami obsługującą i obsługiwanymi.

Przewidywany do użytkowania system informatyczny zostać wdrożony od 1 stycznia 2017 r. Funkcjonalność systemu będzie obejmować także możliwość przekazywania dokumentów w formie niematerialnej – elektronicznej.